Manajemen waktu: Dari prinsip Eisenhower hingga analisis ABC

Manajemen waktu: Dari prinsip Eisenhower hingga analisis ABC.

Manajemen waktu, kadang-kadang juga disebut manajemen diri, merupakan faktor penting bagi manajemen perusahaan yang sukses. Untuk alasan ini, berbagai pendekatan sering ditanyakan dalam ujian pelatihan lebih lanjut .

Metode manajemen waktu yang paling penting mencakup empat alat berikut, yang ingin saya perkenalkan kepada Anda dalam artikel ini:

• Prinsip Eisenhower
• Prinsip Pareto
• Analisis ABC dalam manajemen waktu
• Metode Alpine

Definisi singkat: apa itu manajemen waktu?

Pada dasarnya, manajemen waktu adalah tentang membagi tugas Anda sendiri sedemikian rupa sehingga hal-hal yang sangat penting dilakukan terlebih dahulu. Sebaliknya, tugas-tugas yang kurang relevan tetapi seringkali sangat memakan waktu harus ditunda atau, jika mungkin, didelegasikan.

Metode manajemen waktu biasanya ditujukan pada dua pertanyaan:

• Apa tugas saya yang sangat penting?
• Bagaimana cara mendistribusikan tugas-tugas ini selama jam kerja saya yang terbatas?

Ada banyak pendekatan dan saran untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan ini. Metode manajemen waktu yang paling penting (dan paling sering diminta) adalah sebagai berikut.

Prinsip Eisenhower: Fokus dan delegasikan dengan terampil

Instrumen yang sangat terkenal dan populer adalah apa yang disebut prinsip Eisenhower. Ini membantu untuk memprioritaskan tugas Anda sendiri dan mengidentifikasi tugas yang benar-benar penting.

Sistem koordinat digunakan untuk ini, di mana satu sumbu menggambarkan kepentingan, sumbu kedua melambangkan urgensi.

Semua tugas hari ini diurutkan ke dalam sistem ini. Semakin penting, semakin jauh; semakin mendesak, semakin ke kanan.

Semua tugas yang bisa dilakukan kemudian dimasukkan ke dalam sistem koordinat ini . Tergantung di mana to-do’s diklasifikasikan, ada empat jenis tugas :

• Tugas A: Penting dan mendesak
• B-Tugas: Penting tapi tidak mendesak
• C- Tugas: Mendesak tapi tidak penting
• Tugas D: Tidak penting atau mendesak

Ketika semua tugas telah diurutkan ke dalam sistem, prinsip Eisenhower memberikan panduan yang jelas tentang bagaimana menangani hasilnya.

• A-tugas dilakukan segera dan sendiri.
• B-tugas diselesaikan oleh karyawan itu sendiri, tetapi pada waktu yang ditentukan kemudian.
• Tugas C didelegasikan kepada karyawan yang sesuai .
• D tugas tidak selesai sama sekali.

Prinsip Pareto, lebih dikenal sebagai aturan 80/20 – Manajemen Waktu

Berbeda dengan prinsip Eisenhower, prinsip Pareto tidak memberikan usulan tindakan yang konkret. Sebaliknya, ini adalah pertimbangan teoretis yang dimaksudkan untuk menjelaskan kepada karyawan dan manajer betapa pentingnya memprioritaskan semua tugas dengan benar. Inti dari prinsip Pareto adalah sebagai berikut:

Hasil dari 80% dapat dicapai dengan 20% usaha. Untuk mengelola 20% terakhir, seluruh 80% usaha harus dimasukkan ke dalamnya.

Dalam praktiknya, ini berarti: Anda harus mencari tahu apa yang 20% ​​penting dan berkonsentrasi pada mereka jika memungkinkan. Sisanya 80% hanya harus ditangani dalam keadaan darurat atau ketika hasil 100% benar-benar diperlukan.

Contoh umum dari prinsip Pareto adalah “penjualan per pelanggan”. Menurut aturan 80/20, sebuah perusahaan menghasilkan 80% dari penjualannya dari 20% pelanggannya. Oleh karena itu, perusahaan harus fokus tepat pada 20% pelanggan ini. 80% sisanya hanya diproses setelahnya, dan mereka bahkan mungkin akan dihapus sepenuhnya dari basis pelanggan.

Analisis ABC: Tugas mana yang memakan waktu lama?

Analisis ABC, yang mungkin sudah Anda ketahui dari area lain, terutama membantu menganalisis manajemen waktu Anda sendiri. Untuk melakukan ini, Anda melihat semua tugas yang Anda tangani secara teratur dan mengevaluasinya dari dua aspek:

1. Seberapa penting tugas untuk tujuan Anda sendiri?
2. Berapa banyak waktu yang saya investasikan untuk setiap tugas yang berbeda?

Sementara waktu yang diinvestasikan dapat dengan mudah dicatat dalam jam, klasifikasi kepentingan berikut disarankan :

• A: Sangat penting untuk tujuan Anda
• B: Relevan dengan tujuan seseorang, tetapi bukan prioritas tinggi
• C: Tugas rutin yang tidak membawa kemajuan

Menurut skema ini, Anda membuat daftar semua tugas dan menetapkan mereka waktu yang diinvestasikan dan nilai dari A ke C.

Tabel tugas dapat terlihat seperti ini:

Total waktu kerja kemudian ditentukan untuk setiap kelompok prioritas. Idealnya , ini akan menghasilkan sebagai berikut:

• Sebagian besar waktu (setidaknya 60%) dihabiskan untuk tugas A
• Tugas B memakan waktu sekitar 20 hingga 25%.
• Tugas C dapat diproses dengan beban kerja maksimal 15%.

Namun, kenyataannya seringkali sangat berbeda. Di sana, tugas-C biasanya memakan waktu yang tidak proporsional, sementara hampir tidak ada waktu untuk tugas-A yang relevan.

Tujuan dari analisis ABC adalah untuk menunjukkan dengan tepat penyalahgunaan ini.

Metode Alpine dalam manajemen waktu: Beginilah cara Anda merencanakan rutinitas harian yang sempurna

Alpen-Method adalah alat praktis untuk mengatur tugas Anda hari ini dengan benar . Untuk melakukan ini, lanjutkan dalam lima langkah berikut, huruf pertama yang bersama-sama menghasilkan istilah “ALPEN”:

A – Aufgaben aufschreiben (Tulis tugas)
L – Länge der einzelnen Aufgaben schätzen (Perkirakan panjang setiap tugas)
P – Pufferzeiten einplanen (Jadwalkan waktu buffer)
E – Entscheidung über Prioritäten treffen (Membuat keputusan tentang prioritas)
N – Nachkontrolle (Tindak lanjut)

Jadi, Anda mengumpulkan semua tugas yang dapat diperkirakan dan memberi mereka perkiraan upaya (A dan L) . Ini juga mencakup semua janji dan rapat tetap yang ada di kalender.

Buffer kemudian diatur ke waktu ini (P) . Sebagai aturan, dikatakan bahwa hanya 60 hingga maksimal 70% dari total waktu yang harus dijadwalkan. Sisanya harus tersedia untuk tugas yang tidak direncanakan.

Karena jumlah perkiraan waktu biasanya akan jauh lebih dari satu hari kerja, langkah keempat mulai berlaku: sekarang harus diputuskan tugas mana yang harus diselesaikan terlebih dahulu (E). Tugas-tugas berprioritas rendah mungkin termasuk di bawah meja – yang, omong-omong, sangat cocok dengan prinsip Eisenhower.

Last but not least, ada pemeriksaan lanjutan (N) : Di penghujung hari, diperiksa apakah perencanaan Anda sendiri berhasil. Ini memungkinkan Anda untuk mempertajam langkah demi langkah dan mencoba mengoptimalkan perencanaan harian Anda.

Artikel pendidikan dan kajian Islam tentang Manajemen waktu: Dari prinsip Eisenhower hingga analisis ABC.